Tekoälyn käyttöönotto yrityksessä ei ole vain tekninen projekti, se on myös kulttuurinen matka. Janne kirjoitti aiemmin siitä, millä viidellä konkreettisella stepillä johtoryhmä pääsee matkassa alkuun. Kysymyksiä on noussut Jannen listan kolmannesta kohdasta eli muutosjohtamisesta. Kokosin tähän toimivan, askel askeleelta etenevän paketin, jolla viet muutosjohtamisen keinoin hankkeen maaliin ja varmistat, että tekoälyn hyödyt todella realisoituvat.
1. suunnittele muutos alusta alkaen
Aloita suunnittelu nykytilan tarkastelusta. Missä olette nyt teknologian, prosessien ja kulttuurin suhteen? Käytä esimerkiksi työpajoja, kyselyitä tai data-analytiikkaa. Kun tiedät, missä olette, voit määritellä tavoitetilan: millaiseen toimintatapaan ja kulttuuriin haluatte siirtyä? Ja muista kiteyttää se tärkein: miksi muutos tehdään ja mikä tekee siitä merkityksellisen. Kun viestitään merkityksellisyydestä, sytytetään myös sisäinen motivaatio.
Nykytilan ja tavoitetilan välisen kuilun kiinnikuromisen toimenpiteet muodostavat kuin itsestään muutoksesi roadmapin. Vaikka kyse on haastavasta muutoksesta, jossa yhdistyvät teknisen muutoksen ja kulttuurimuutoksen piirteet, eikä kyseessä ole mikään tavanomainen projekti, kannattaa luottaa esitystapana vanhaan kunnon projektisuunnitelmaan. Luo suunnitelma, stepit ja aikataulu. Muista peilata kaikkea sitä vasten, miksi muutos tehdään.
2. muodosta rakenteet ja tue muutosta systemaattisesti
Muutos tarvitsee tuekseen rakenteen. Perusta poikkitoiminnallinen tiimi, joka vastaa muutoksen suunnittelusta ja ohjaamisesta – tiimin raportointi suoraan johtoryhmälle tai hallitukselle tuo tarvittavan painoarvon. Ota mukaan sidosryhmät, erityisesti työntekijät ja esihenkilöt, jo suunnitteluvaiheessa. Laadi selkeä tiekartta, joka näyttää vaiheittain, mitä tapahtuu ja milloin. Näin kaikki tietävät, missä mennään ja miksi.
3. Viesti avoimesti ja merkityksellisesti
Muutosviestintä ei ole kertaluonteinen ilmoitus. Se on jatkuvaa, monikanavaista ja ennen kaikkea vuorovaikutteista. Hyödynnä intranettiä, town halleja, blogeja, videoita ja Q&A-tilaisuuksia. Tue esihenkilöitä viestinnässä – koulutukset ja selkeät materiaalit auttavat heitä kertomaan tarinaa muutoksesta tiimeilleen. Konkretisoi viestintää esimerkeillä ja tarinoilla, jotka näyttävät, miten uusi toimintamalli toimii käytännössä. Tarinat herättävät tunteita ja luovat yhteyden.
Muista avoimuus, joka luo luottamusta ja turvallisuutta. Jos yhtiön ensisijainen tavoite on saada kilpailukykyä palkkakuluja pienentämällä tai prosesseja tehostamalla, kannattaa se viestiä suoraan. Jos tavoite on saada kilpailuetua suuntaamalla AI:n vapauttamaa aikaa innovointiin ja uusiin liiketoimintamalleihin tai niiden työvaiheiden kehittämiseen, jotka tulevaisuudessakin ovat ihmisillä, kannattaa sekin viestiä suoraan.
4. Kehitä osaamista ja tue matkaa
Tekoälyn haltuunotto vaatii uuden oppimista – niin teknisesti kuin kulttuurisesti. Järjestä kohdennettuja koulutuksia eri käyttäjäryhmille. Kaikki eivät tarvitse kaikkea koulutusta ja tekoälytyökalut nivoutuvat parhaiten osaksi arkea, kun koulutukset on räätälöity eri rooleille. Tarjoa myös yleisempiä valmennuksia esimerkiksi psykologisesta turvallisuudesta, palautteenannosta tai ketterästä toimintamallista. Muista, että HR:llä on tässä usein valmiina hyviä malleja – älä siis tee tätä yksin. Varaa lisäksi resursseja sparraukseen ja coachaukseen erityisesti muutoksen vetureille ja esihenkilöille. Näin varmistat, ettei muutos jää vain yksittäisten osaajien varaan.
5. Kokeile, kerää palautetta ja kehitä
Tee pienimuotoisia kokeiluja – esimerkiksi pilotoi uutta työkalua tai prosessia rajatussa tiimissä. Kerää palautetta nopeasti ja käytä sitä muutoksen hienosäätöön. Vanha kunnon PDCA-malli toimii tässä hyvin. Yhteiskehittäminen henkilöstön kanssa on arvokasta – he näkevät arjen kipupisteet ja voivat auttaa ratkaisemaan niitä. Kun kokeilut toimivat, ne innostavat laajempaakin organisaatiota. Kokeiluiden suunnittelussa kannattaa lähteä liikkeelle ongelmien löytämisestä ja sen jälkeen oikeiden työkalujen etsimisestä kuhunkin ongelmaan. Ei siitä, että etsii ongelmia jo valitulle työkalulle.
6. Juurruta uudet käytännöt arkeen
Uusi toimintakulttuuri ei juurru itsestään. Tarvitset rituaaleja ja symboleja, jotka tukevat muutosta: viikkopalaverien uusi formaatti, tilojen uudistaminen tai vaikkapa uuden terminologian käyttö voivat viestiä, että suunta on muuttunut. Muista myös palkita ja tunnustaa niitä, jotka toimivat esimerkillisesti uuden kulttuurin edistäjinä – vaikka ”Vuoden tehokäyttäjä” -palkinnolla.
7. Seuraa, mittaa ja säädä
Mittaa muutoksen etenemistä säännöllisesti kulttuuribarometrien, pulssikyselyiden ja prosessien tehokkuusmittareiden avulla. Analysoi teknologiankäyttöä ja käyttäjäkokemuksia – järjestelmäanalytiikka ja käyttäjäkyselyt tarjoavat arvokasta tietoa. Näin varmistat, että muutos todella etenee ja pystyt tekemään tarvittavia korjauksia ajoissa. Koska kyse on myös kulttuurisesta muutoksesta epävarmuuden ajassa, suosittelen vahvasti tekemään säännöllisesti myös kyselyitä psykologisen turvallisuuden kehittymisestä esimerkiksi Edmondsonin mallin mukaisesti.
Muista myös huomioida liiketoiminnan mittarit. On kyseessä sitten NPS, SLA tai prosessin läpimenoaika, tulee AI:n vaikutusta niihin seurata. Samalla organisaatiotasolla kannattaa harkita kokonaan uusiakin mittareita, esimerkiksi AI-työkalujen käyttöaste, agentteja per työntekijä -suhde tai varjo-AI:n käyttöaste.
8. Huolehdi jatkuvuudesta ja opi matkan varrella
Muutos ei pääty teknologian käyttöönottoon. Se vaatii jatkuvaa huomiota ja oppimista. Varmista, että uudet toimintamallit pysyvät elossa arjessa. Jatka oppimisen ja kehittämisen tukemista, ja tee retrospektiivi: mitä opittiin, missä onnistuttiin ja mitä tehdään seuraavaksi paremmin? Näin rakennat kestävää, oppivaa organisaatiota.
Kannattaa muistaa, että kyse on tiedon liikkumisen ja päätöksenteon nopeutumisesta, sekä siitä että ensimmäistä kertaa ihmiskunnan historiassa tietokoneen kanssa voi vuorovaikuttaa luonnollisella kielellä ja antaa sille kognitiivisia tehtäviä suoritettavaksi. Tämän omaksuminen vie aikaa, mutta vaatii jatkuvuutta, rohkeutta, uskallusta ja luovuutta. Toimintatavat ja yrityskulttuuri eivät muutu hetkessä, eivät yhden uuden työkalun myötä.
Haluatko viedä liiketoimintaasi harppauksin eteenpäin? Me Astu Labsillä autamme mielellämme sinua konkretisoimaan tekoälymuutoksen ja rakentamaan sille vankan pohjan – niin teknisesti kuin kulttuurisestikin. Lähdetään yhdessä eteenpäin: ihminen edellä, tekoäly tukena! Yksi hyvä tapa lähteä nykytilan kartoittamisen suhteen liikkeelle on AI-kompassi-palvelumme.
